........
การพัฒนาระบบงานธุรการ โรงเรียนเทศบาล 7 เทศบาลนครอุดรธานี อำเภอเมือง จังหวัดอุดรธานี
ทิพวัลย์ ชนะชัย* อาจารย์เจริญศรี พงษ์สิงห์**
|
บทคัดย่อ
งานธุรการเป็นงานที่มีความสำคัญต่อการบริหารจัดการที่จะทำให้งานอื่น ๆ ภายในโรงเรียนดำเนินไปด้วยความเรียบร้อยอย่างมีประสิทธิภาพ แต่ผู้ปฏิบัติงานธุรการของโรงเรียนเทศบาล 7 เทศบาลนครอุดรธานี อำเภอเมือง จังหวัดอุดรธานี ปฏิบัติงานได้ไม่เป็นปัจจุบัน ตรวจสอบได้ยาก ไม่เป็นไปตามระเบียบ การศึกษาค้นคว้าครั้งนี้ มีความมุ่งหมายเพื่อพัฒนาระบบงานธุรการโรงเรียนเทศบาล 7 เทศบาลนครอุดรธานี อำเภอเมือง จังหวัดอุดรธานี ให้มีประสิทธิภาพใน 5 ด้าน ประกอบด้วย การจัดทำหนังสือราชการ การรับหนังสือราชการ การส่งหนังสือราชการ การเก็บรักษาหนังสือราชการ และการทำลายหนังสือราชการ ตามกรอบกระบวนการพัฒนาระบบ ประกอบด้วย การศึกษาระบบ การวิเคราะห์ระบบ การออกแบบระบบ การนำระบบไปใช้ และการตรวจสอบทบทวนระบบ โดยใช้หลักการวิจัยปฏิบัติการ 2 วงรอบ แต่ละวงรอบ ประกอบด้วยการวางแผน การปฏิบัติ การสังเกต และการสะท้อนผลการปฏิบัติ กลุ่มผู้ร่วมศึกษาค้นคว้า จำนวน 5 คน กลุ่มผู้ให้ข้อมูลเพิ่มเติม จำนวน 10 คน กลยุทธ์ในการพัฒนา ประกอบด้วยการสนทนากลุ่ม การฝึกอบรมการเรียนรู้เชิงประสบการณ์ และการนิเทศแบบสอนแนะ เครื่องมือที่ใช้ในการเก็บรวบรวมข้อมูล ประกอบด้วยแบบบันทึกการประชุม แบบสัมภาษณ์ แบบสังเกต แบบประเมินระบบ และแบบบันทึกผลการวิเคราะห์การนิเทศแบบสอนแนะ การตรวจสอบข้อมูลยึดหลักการตรวจสอบข้อมูลแบบสามเส้า และนำเสนอผลการศึกษาค้นคว้าโดยวิธีพรรณนา
ผลการศึกษาค้นคว้าพบว่า การพัฒนาระบบงานธุรการในวงรอบที่ 1 โดยใช้กลยุทธ์การสนทนากลุ่ม การฝึกอบรมการเรียนรู้เชิงประสบการณ์ และการนิเทศแบบสอนแนะ เพื่อให้ทราบถึงสภาพปัญหาที่เป็นจริง จุดแข็ง จุดอ่อน จึงออกแบบระบบใหม่ เพื่อให้ได้ขั้นตอนและวิธีการปฏิบัติงานธุรการที่มีความถูกต้อง สมบูรณ์ เป็นปัจจุบัน และตรวจสอบได้ ซึ่งผลการประเมินประสิทธิภาพของระบบมีความเหมาะสมอยู่ในระดับมาก ผู้ปฏิบัติงานธุรการสามารถนำขั้นตอนและวิธีการปฏิบัติงานไปใช้ได้อย่างมีประสิทธิภาพ แต่มีผู้ปฏิบัติงานธุรการเป็นส่วนน้อยที่ยังไม่สามารถนำขั้นตอนและวิธีการปฏิบัติไปใช้ได้จึงไม่สามารถตรวจสอบทบทวนระบบได้ จึงดำเนินการพัฒนาในวงรอบที่ 2 โดยใช้กลยุทธ์การนิเทศแบบสอนแนะ ส่งผลให้สามารถนำขั้นตอนและวิธีการปฏิบัติงานไปใช้ได้อย่างมีประสิทธิภาพ
โดยสรุป การพัฒนาระบบงานธุรการโรงเรียนเทศบาล 7 เทศบาลนครอุดรธานี อำเภอเมือง จังหวัดอุดรธานี โดยใช้กลยุทธ์การสนทนากลุ่ม การฝึกอบรมการเรียนรู้เชิงประสบการณ์ และการนิเทศแบบสอนแนะ ส่งผลให้การดำเนินการพัฒนาระบบงานธุรการมีความถูกต้อง สมบูรณ์ เป็นปัจจุบัน และตรวจสอบได้ บรรลุเป้าหมายที่ตั้งไว้
คำสำคัญ ระบบงานธุรการ
บทนำ
การบริหารจัดการโรงเรียนในยุคปฏิรูปการศึกษา ต้องเน้นการบริหารจัดการเชิงคุณภาพไม่ว่าจะเป็นคุณภาพของการเรียนการสอนหรือคุณภาพของระบบงานต่าง ๆ ภายในโรงเรียน ซึ่งควรได้รับการพัฒนาไปพร้อม ๆ กันและไปในทิศทางเดียวกัน เพื่อให้บรรลุเป้าหมายของการปฏิรูปการศึกษาอย่างมีคุณภาพ ตามกรอบการบริหารงานทั้ง 4 ด้าน ต่างก็มีความสำคัญและสัมพันธ์กันเป็นระบบ เพราะแต่ละงานต่างช่วยสนับสนุน ส่งเสริมให้งาน อื่น ๆ ดำเนินไปอย่างคล่องตัว การบริหารงานทั่วไปเป็นกระบวนการสำคัญที่ช่วยประสานส่งเสริมและสนับสนุนให้การบริหารอื่นๆ บรรลุผลตามมาตรฐานคุณภาพและเป้าหมายที่กำหนดไว้ โดยมีบทบาทหลักในการประสานส่งเสริมสนับสนุนและการอำนวยความสะดวกต่าง ๆ ในการให้บริการการศึกษา (ธีระ รุญเจริญ. 2546 : 89)
ระบบเป็นองค์ประกอบที่ทำงานอย่างประสานสัมพันธ์ เพื่อบรรลุเป้าหมายหนึ่ง ซึ่งในการทำงานของระบบไม่เพียงแต่มีปฏิสัมพันธ์ขององค์ประกอบภายในตัวของมันเองแล้ว ยังมีปฏิสัมพันธ์กับสภาพแวดล้อมภายนอกอีกด้วย (โกวัฒน์ เทศบุตร. 2550 : 1) ซึ่งองค์ประกอบของระบบประกอบด้วย ข้อมูลนำเข้า (Input) กระบวนการ (Process) และผลผลิต (Output) ซึ่งทั้ง 3 องค์ประกอบ จะมีความสัมพันธ์ต่อกันและกันเป็นวัฏจักร เมื่อส่วนใดส่วนหนึ่งมีปัญหาก็จะส่งผลให้กระบวนการอื่น ๆ หยุดชะงักไปด้วย (ประชุม รอดประเสริฐ. 2543 : 67 – 68) ระบบจะมีทั้งระบบเปิด และระบบปิด ซึ่งระบบโรงเรียน ระบบมหาวิทยาลัย ระบบโรงพยาบาลจะเป็นระบบเปิด ส่วนในระบบโรงเรียน จะมีระบบการบริหารจัดการโรงเรียนอยู่ 4 งาน ประกอบด้วย งานด้านวิชาการ งานด้านงบประมาณ งานด้านบริหารบุคคล และงานบริหารทั่วไป ซึ่งงานบริหารทั่วไปจะเป็นงานสนับสนุนให้งานอื่นมีประสิทธิผล โดยเฉพาะระบบงานธุรการในโรงเรียน ระบบ จึงเป็นกลุ่มขององค์ประกอบของสิ่งใดสิ่งหนึ่งหรือองค์กรใดองค์กรหนึ่งซึ่งองค์ประกอบเหล่านั้น มีความเชื่อมโยงสัมพันธ์กันและส่งผลซึ่งกันและกันที่จะทำให้ระบบมีประสิทธิผลและประสิทธิภาพ การบริหารจัดการสถานศึกษาประกอบด้วยการบริหารงานหลายด้าน โดยเฉพาะงานด้านธุรการก็เป็นงานที่สำคัญงานหนึ่ง โดยตามเกณฑ์มาตรฐานโรงเรียนมัธยมศึกษาสังกัดกรมสามัญศึกษา พ.ศ. 2539 ประกอบด้วยกรอบงาน 7 ด้าน ได้แก่ 1) การวางแผนงานธุรการ 2) การบริหารงานธุรการ 3) การบริหารงานสารบรรณ 4) การบริหารงานการเงินและการบัญชี 5) การบริหารงานพัสดุ 6) การบริหารงานทะเบียนและสถิติข้าราชการและลูกจ้าง และ 7) การประเมินผลงานธุรการ โดยผู้ปฏิบัติงานในแต่ละกลุ่มงานต้องมีการสื่อประสานสัมพันธ์และเกื้อหนุนซึ่งกันและกัน
การดำเนินงานธุรการ ถึงแม้จะไม่ใช่งานหลักของสถานศึกษา แต่งานธุรการนับว่ามีความสำคัญมากงานหนึ่ง เพราะเป็นศูนย์กลางของการบริหารจัดการที่ทำให้งานอื่นๆ มีประสิทธิภาพต่อการดำเนินงานการจัดการศึกษาทั้งระบบ (มหาวิทยาลัยสุโขทัยธรรมาธิราช. 2536 : 353) ซึ่งสอดคล้องกับความคิดเห็นของ พนัส หันนาคินทร์ (2526 : 282) ที่ว่าผู้บริหารโรงเรียนส่วนมากมักจะใช้เวลาบริหารงานธุรการมากกว่างานด้านอื่น เพราะหากมีความผิดพลาดเกิดขึ้นจะเป็นที่ประจักษ์ยิ่งกว่าฝ่ายปฏิบัติการสอน และฝ่ายอื่น ๆ นอกจากนี้ยังสอดคล้องกับประดิษฐ์ ฮวบเจริญ (2545 : 330) ที่ได้กำหนดงานธุรการเป็นแขนงงานหนึ่งในสถานศึกษา หรือหน่วยงานทั่วไปที่จะช่วยให้กิจกรรมในหน่วยงานนั้น ๆ ดำเนินไปด้วยความรวดเร็ว เกิดประโยชน์แก่หน่วยงานหรือสถาบันนั้น ๆ งานธุรการเป็นงานบริหารที่จะช่วยให้บุคลากรหรือผู้มาติดต่อรับบริการได้รับความสะดวก ช่วยให้การดำเนินงานไปด้วยดีและมีความสำคัญต่อหน่วยงาน ถ้างานธุรการของหน่วยงานใดไม่สะดวก ไม่คล่องตัว จะไม่เอื้ออำนวยการดำเนินงานก็จะทำให้งานต่าง ๆ ล่าช้า หรือสะดุดอยู่ ไม่เป็นไปตามวัตถุประสงค์ที่วางไว้ การดำเนินงานธุรการผิดพลาดอาจทำให้เกิดความเสียหายแก่หน่วยงานนั้นได้ ดังนั้น ไม่ว่าจะเป็นโรงเรียนใด สถาบันไหน งานธุรการจึงได้รับการเอาใจใส่ เพราะงานธุรการเป็นงานที่มีระเบียบ แบบแผน และแนวปฏิบัติกำหนด ได้อย่างชัดเจนเพื่อให้เจ้าหน้าที่สามารถปฏิบัติงานด้านธุรการตามระบบที่กำหนดไว้โดยยึดหลักความถูกต้อง สมบูรณ์ เป็นปัจจุบัน และตรวจสอบได้ง่าย การปรับปรุงงานธุรการให้มีประสิทธิภาพ (กระทรวงศึกษาธิการ. 2546 : 68) เจ้าหน้าที่ธุรการจะเป็นบุคลากรที่มีอิทธิพลต่อคณะทำงานด้านบริหารของสถาบัน (Peters. 2002 : 2688 – A) ดังนั้นบุคลิกภาพของหัวหน้าฝ่ายธุรการควรมีทักษะในการเป็นผู้นำ มีความเชี่ยวชาญในด้านการสื่อสารทั้งทางอักษร และวาจาและควรมีความสามารถในการทำงานร่วมกับผู้บริหารได้ (Medeiros. 2000 : 891–A) อย่างไรก็ตามการทำงานธุรการยังพบปัญหาที่ต้องปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง ซึ่งงานธุรการในโรงเรียนมีปัญหาอยู่หลายด้าน เนื่องจากบุคลากรในการปฏิบัติงานธุรการไม่เพียงพอ การบริหารงานธุรการไม่มีเครื่องคอมพิวเตอร์มาใช้ในการจัดหนังสือออกเพื่อให้เกิดความรวดเร็ว ตลอดทั้งในด้านของบุคลากรในการบริหารธุรการขาดความรู้ในเรื่องของงานสารบรรณ ทำให้การปฏิบัติงานธุรการผู้ที่ปฏิบัติงานด้านธุรการจะต้องมีความรู้ ความเข้าใจในระเบียบงานสารบรรณตลอดทั้งการนำเอางานสารบรรณและการประชาสัมพันธ์ไปใช้ในการบริหารงานต่าง ๆ ของโรงเรียนได้อีกด้วย (ขนิษฐา โสภัณนา. 2551 : 94 – 100 ; สมลักษณ์ ศิลปะสม. 2550 : 189 – 199 ; จรัส วิชาผง. 2548 : 101-105) นอกจากนี้ยังมีจุดอ่อนที่พบ คือ โรงเรียนขาดเครื่องคอมพิวเตอร์ที่มีความเร็วสูงในการจัดเก็บข้อมูลงานธุรการที่สามารถสืบค้นข้อมูลได้อย่างรวดเร็ว ทำให้เกิดความล่าช้าในการสืบค้น ควรมีการจัดหาเครื่องคอมพิวเตอร์สำหรับจัดเก็บข้อมูลงานธุรการ มีการสร้างโปรแกรมงานธุรการ
การปฏิบัติงานธุรการของโรงเรียนเทศบาล 7 เทศบาลนครอุดรธานี อำเภอเมือง จังหวัดอุดรธานี ปัจจุบัน พบว่า สภาพปัญหาในการปฏิบัติงานธุรการของโรงเรียนเทศบาล 7 เทศบาลนครอุดรธานี บุคลากรขาดความรู้ความเข้าใจเกี่ยวกับงานธุรการ เนื่องจากไม่ได้จบการศึกษาด้านงานธุรการมาโดยตรง เป็นเพียงครูผู้สอนที่ผู้บริหารแต่งตั้งให้รับผิดชอบหน้าที่ และยังมีการเปลี่ยนแปลงเจ้าหน้าที่ธุรการบ่อยจึงก่อให้เกิดการทำงานไม่ต่อเนื่อง จึงทำให้ ผู้รับผิดชอบการรับหนังสือราชการ ไม่สามารถ แยก หรือลำดับความเร่งด่วนของหนังสือ ทำให้การเสนอหนังสือเพื่อสั่งการล่าช้า ทำให้การส่งหนังสือตอบรับไปยังส่วนราชการภายนอก หรือแม้แต่การส่งหนังสือภายในไม่ทันเวลาที่กำหนด การจัดเก็บเอกสารไม่เป็นระบบสืบค้นได้ยาก และยังพบปัญหาเกี่ยวกับการทำลายหนังสือราชการ ไม่เป็นไปตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 จึงก่อให้เกิดปัญหา การปฏิบัติงานธุรการไม่มีประสิทธิภาพ จากปัญหาดังกล่าวทำให้คณะครูมีความสนใจที่พัฒนาระบบงานธุรการให้มีประสิทธิภาพ
ผู้ศึกษาค้นคว้า ในฐานะครูผู้ปฏิบัติหน้าที่ธุรการ ได้ตระหนักถึงปัญหาต่าง ๆ ที่กล่าวมา จึงทำให้ต้องการศึกษาและพัฒนาระบบงานธุรการโรงเรียนเทศบาล 7 เทศบาลนครอุดรธานี ทั้ง 5 ด้าน คือ การจัดทำหนังสือราชการ การรับหนังสือราชการ การส่งหนังสือราชการ การเก็บรักษาหนังสือราชการ และการทำลายหนังสือราชการ ที่มีความถูกต้อง สมบูรณ์ เป็นปัจจุบันและตรวจสอบได้
ความมุ่งหมายของการศึกษาค้นคว้า
เพื่อพัฒนาระบบงานธุรการโรงเรียนเทศบาล 7 เทศบาลนครอุดรธานี อำเภอเมือง จังหวัดอุดรธานี ให้มีประสิทธิภาพ
วิธีการศึกษาค้นคว้า
การศึกษาค้นคว้าครั้งนี้ มีความมุ่งหมายเพื่อพัฒนาระบบงานธุรการโรงเรียนเทศบาล 7 เทศบาลนครอุดรธานี อำเภอเมือง จังหวัดอุดรธานี ให้มีประสิทธิภาพใน 5 ด้าน ประกอบด้วย การจัดทำหนังสือราชการ การรับหนังสือราชการ การส่งหนังสือราชการ การเก็บรักษาหนังสือราชการ และการทำลายหนังสือราชการ ตามกรอบกระบวนการพัฒนาระบบ ประกอบด้วย การศึกษาระบบ การวิเคราะห์ระบบ การออกแบบระบบ การนำระบบไปใช้ และการตรวจสอบทบทวนระบบ โดยใช้หลักการวิจัยปฏิบัติการ (Action Research) 2 วงรอบ แต่ละวงรอบ ประกอบด้วยการวางแผน การปฏิบัติ การสังเกต และการสะท้อนผลการปฏิบัติ กลยุทธ์ในการพัฒนา ประกอบด้วยการสนทนากลุ่ม การฝึกอบรมการเรียนรู้เชิงประสบการณ์ และการนิเทศแบบสอนแนะ เครื่องมือที่ใช้ในการเก็บรวบรวมข้อมูล ประกอบด้วยแบบบันทึกการประชุม แบบสัมภาษณ์ แบบสังเกต แบบประเมินระบบ และแบบบันทึกผลการวิเคราะห์การนิเทศแบบสอนแนะ การตรวจสอบข้อมูลยึดหลักการตรวจสอบข้อมูลแบบสามเส้า (Triangulation Technique) และนำเสนอผลการศึกษาค้นคว้าโดยวิธีพรรณนา
ผลการศึกษาค้นคว้า
การพัฒนาระบบงานธุรการโรงเรียนเทศบาล 7 เทศบาลนครอุดรธานี อำเภอเมือง จังหวัดอุดรธานี ผู้ศึกษาได้สรุปผลการศึกษาค้นคว้าดังนี้
ผลการดำเนินการพัฒนาในวงรอบที่ 1 พบว่า
1. การจัดทำหนังสือราชการ โดยใช้กลยุทธ์การสนทนากลุ่ม การฝึกอบรมการเรียนรู้เชิงประสบการณ์ และการนิเทศแบบสอนแนะ เพื่อทราบสภาพที่เป็นจริง จุดแข็ง จุดอ่อน และเพื่อให้ได้ขั้นตอนและวิธีการปฏิบัติงานธุรการที่มีความถูกต้อง สมบูรณ์ และเป็นปัจจุบัน ไว้ในคู่มือการปฏิบัติงานธุรการ ซึ่งผลการประเมินประสิทธิภาพของระบบ พบว่า ขั้นตอนและวิธีการปฏิบัติงานมีความเหมาะสมอยู่ในระดับมาก ( = 2.82) กลุ่มผู้ร่วมศึกษาค้นคว้าทุกคนสามารถนำขั้นตอนและวิธีการปฏิบัติงานไปใช้ได้อย่างถูกต้อง สมบูรณ์ และเป็นปัจจุบัน ไม่พบจุดอ่อนที่ต้องปรับแก้ไขในขั้นตอนและวิธีการปฏิบัติงานใด
2. การรับหนังสือราชการ โดยใช้กลยุทธ์การสนทนากลุ่ม การฝึกอบรมการเรียนรู้เชิงประสบการณ์ และการนิเทศแบบสอนแนะ เพื่อทราบสภาพที่เป็นจริง จุดแข็ง จุดอ่อน และเพื่อให้ได้ขั้นตอนและวิธีการปฏิบัติงานธุรการที่มีความถูกต้อง สมบูรณ์ และเป็นปัจจุบัน ไว้ในคู่มือการปฏิบัติงานธุรการ ซึ่งผลการประเมินประสิทธิภาพของระบบ พบว่า ขั้นตอนและวิธีการปฏิบัติงานที่มีความเหมาะสมอยู่ในระดับมาก ( = 2.93) กลุ่มผู้ร่วมศึกษาค้นคว้าทุกคนสามารถนำขั้นตอนและวิธีการปฏิบัติงานไปใช้ได้อย่างถูกต้อง สมบูรณ์ และเป็นปัจจุบัน ไม่พบจุดอ่อนที่ต้องปรับแก้ไขในขั้นตอนและวิธีการปฏิบัติงานใด
3. การส่งหนังสือราชการ โดยใช้กลยุทธ์การสนทนากลุ่ม การฝึกอบรมการเรียนรู้เชิงประสบการณ์ และการนิเทศแบบสอนแนะ เพื่อทราบสภาพที่เป็นจริง จุดแข็ง จุดอ่อน และเพื่อให้ได้ขั้นตอนและวิธีการปฏิบัติงานธุรการที่มีความถูกต้อง สมบูรณ์ และเป็นปัจจุบัน